Cómo trasladar el material informático y los servidores
Guía para el traslado de equipos informáticos y servidores en una mudanza de oficina: copias de seguridad, embalaje, transporte y arranque sin perder datos.
El traslado de equipos informáticos es la parte más delicada de cualquier mudanza de oficina: una mesa rota se sustituye, pero unos datos perdidos o un servidor dañado pueden parar el negocio durante días. Servidores, ordenadores, cabinas de almacenamiento, switches y telefonía IP necesitan un plan propio, coordinado con tu proveedor de informática, porque el reto no es solo que los equipos lleguen enteros, sino que la red vuelva a funcionar lo antes posible para que la plantilla pueda trabajar. En esta guía verás cómo moverlos sin perder datos, qué hacer antes de desconectar nada y cómo arrancar la nueva sede con el mínimo tiempo de parada. Es la diferencia entre llegar el lunes a una oficina montada pero muda y llegar a una oficina lista para producir. Por eso conviene tratar la informática como un proyecto dentro de la mudanza, con sus propios plazos y su responsable, y no como unas cajas más que se cargan al final.
Antes de tocar nada: copia de seguridad
La regla de oro es no desconectar ningún equipo sin un respaldo verificado. Un fallo durante el transporte no debe poder costarte la información.
- Haz copia de seguridad completa de servidores, NAS y ordenadores críticos.
- Comprueba que la copia se ha realizado bien y que se puede restaurar (una copia que no se verifica no es una copia).
- Guarda una réplica fuera de la oficina o en la nube, por si algo va mal el día del traslado.
- Documenta licencias, contraseñas y configuraciones de red en un sitio seguro.
Con un respaldo sólido, incluso el peor escenario (un equipo que sufre un golpe) deja de ser una catástrofe: la información está a salvo y el negocio no se para. Programa la última copia para la noche anterior al traslado, cuando ya nadie trabaja, de forma que recoja el estado más reciente de los datos. Y deja por escrito quién es el responsable de validarla, para que esa tarea no se quede en tierra de nadie el día de la mudanza.
Documenta el cableado antes de desmontar
El tiempo de parada de IT depende casi siempre de lo rápido que se reconstruya la red. Para no improvisar al llegar:
- Fotografía la parte trasera de cada servidor, el rack y el cuadro de red antes de tocar nada.
- Etiqueta cada cable en los dos extremos (qué conecta con qué).
- Apunta el esquema de la red: direcciones IP, puertos del switch, líneas de teléfono.
- Guarda tornillería, bridas y adaptadores en bolsas etiquetadas por equipo.
Con esta documentación, el montaje en la nueva sede deja de ser un puzle y pasa a ser una réplica. Lo que parece una pérdida de tiempo (fotografiar y etiquetar) es justo lo que te ahorra horas de parada cuando llega el momento de reconectar. Comparte esa documentación con quien hará el montaje en destino, aunque no sea la misma persona que desmonta, porque a menudo el día del traslado coincide gente distinta. Y guarda una copia digital fuera del propio equipo de IT, para no depender de un solo ordenador que justo ese día está apagado dentro de una caja.
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Apagado ordenado de los equipos
Un apagado mal hecho puede corromper datos o estropear discos. Coordínalo con tu equipo o proveedor de IT:
- Apaga primero los servicios y máquinas virtuales, después los servidores físicos.
- Desconecta cabinas de almacenamiento siguiendo el procedimiento del fabricante.
- Retira los discos extraíbles solo si lo indica el protocolo y transpórtalos aparte.
- Desconecta y recoge los SAI (UPS) con cuidado: pesan y llevan baterías.
El orden de apagado importa tanto como el de arranque: hacerlo de forma controlada evita sorpresas cuando vuelvas a encender los equipos en destino. Acuerda con tu proveedor una franja concreta para el apagado, normalmente al cierre del viernes, de modo que cualquier proceso pendiente (sincronizaciones, copias, actualizaciones) haya terminado antes de cortar la corriente. Un apagado a destiempo, con tareas a medias, es una de las causas más habituales de discos corruptos en una mudanza.
Embalaje y transporte de equipos sensibles
Los equipos informáticos no viajan como una caja más:
- Usa la caja original siempre que la conserves; si no, funda antiestática, esquineras y film.
- Protege monitores y portátiles con fundas acolchadas y nunca apilados bajo peso.
- Inmoviliza los servidores y las torres para que no se muevan dentro del camión.
- Transporta los equipos en posición vertical y evita golpes y vibraciones bruscas.
- Mantén los equipos críticos separados del resto y, a ser posible, en el primer viaje.
Recuerda que en un transporte la cobertura aplicable es la responsabilidad civil y del transportista (LCTTM), no un seguro del valor de tus datos: la mejor protección es una copia de seguridad sólida. Por eso el respaldo y el embalaje van de la mano; ninguno sustituye al otro. Como empresa de mudanzas para empresas con base en Manresa, en TeLoLlevamos reservamos el espacio del camión para que los servidores y los equipos críticos viajen inmovilizados y sin compartir hueco con mobiliario pesado que pueda desplazarse en frenadas. Si los equipos son muchos o muy delicados, conviene moverlos en un primer viaje específico, en lugar de mezclarlos con el grueso de la oficina.
Inventario y verificación de equipos antes y después
En el traslado de equipos informáticos, lo que no está inventariado es lo que acaba perdiéndose. Antes de cargar nada, levanta una lista única de todos los equipos para poder cuadrarla al descargar y detectar al momento cualquier falta o daño.
- Lista cada equipo por número de serie y modelo: servidores, ordenadores, portátiles, monitores, switches, SAI, impresoras y teléfonos IP.
- Asigna a cada equipo una etiqueta o código que coincida con la caja en la que viaja, para no abrir bultos a ciegas en destino.
- Comprueba al cargar que todo lo del inventario sube al camión y, al descargar, que todo baja: el recuento se hace en los dos extremos, no solo en uno.
- Registra cualquier incidencia en el acto (un golpe, un equipo que falta, una caja abierta) con foto y descripción, antes de firmar la entrega.
- Anota también los accesorios sueltos (cargadores, ratones, docks, mandos) por puesto, que son los que más se traspapelan.
Este doble control convierte la entrega en algo objetivo: si algo no cuadra, se sabe enseguida y se gestiona, en lugar de descubrirlo días después sin poder concretar qué pasó ni cuándo. En una mudanza de oficina con decenas de equipos, ese registro es también la base para reclamar dentro de la responsabilidad civil y del transportista si hiciera falta.
Telefonía IP, switches y red: que el lunes haya línea
El cableado de red y la telefonía suelen subestimarse, y son justo lo que deja a la oficina sin comunicarse:
- Contrata la línea de internet y la telefonía de la nueva sede con semanas de antelación; el alta puede tardar.
- Prevé un plan B: router con datos móviles o desvío de la telefonía mientras se activa la línea fija.
- Etiqueta los teléfonos IP y su asignación para que cada usuario recupere su extensión.
- Comprueba que el patch panel y el switch quedan correctamente conectados antes de dar la red por buena.
Tener identificado de antemano qué tareas dependen de internet te permite cubrirlas si la conexión tarda, en lugar de quedarte parado a la espera del operador. Pide al operador una fecha de alta por escrito y, si es posible, deja la línea probada unos días antes de la mudanza, con un equipo de prueba conectado en el nuevo local. Es la única forma de saber que el lunes habrá línea de verdad y no solo una promesa de fecha que puede retrasarse.
Arranque y verificación en la nueva sede
El montaje informático debe ser la prioridad al llegar, para que el equipo pueda trabajar cuanto antes:
- Monta primero el rack, el switch y la conexión a internet.
- Reconstruye el cableado siguiendo tus fotos y etiquetas.
- Enciende los equipos en orden inverso al apagado: red, servidores, servicios, puestos.
- Verifica que los servidores arrancan bien y que las copias siguen accesibles.
- Comprueba telefonía, impresoras compartidas y acceso de cada usuario antes de dar por cerrada la mudanza.
Reservar el traslado para un fin de semana da margen para detectar y corregir cualquier fallo antes de que la plantilla llegue el lunes: es la mejor red de seguridad para la parte más sensible de la mudanza. Coordinar a la empresa de mudanzas y al equipo de IT dentro del mismo plan, con un orden claro de quién hace qué y cuándo, es lo que reduce de verdad el tiempo de parada. En TeLoLlevamos trabajamos desde Manresa para toda Catalunya y ajustamos el calendario del traslado a esa ventana de fin de semana siempre que es posible, para que el lunes la oficina abra ya produciendo.